Kenali Prosedur Penggajian yang Tepat! 

Hai SVB Gengs! Siapa yang beberapa waktu lalu ikut heboh saat melihat kasus seorang influencer yang ternyata diduga telat dalam membayar gaji para karyawannya? Padahal, influencer yang satu itu terkenal royal, lho dalam kesehariannyaini tentu telah mencoreng nama baik influencer tersebut sebagai tokoh publik dan pemberi kerja.  

Photo by S O C I A L . C U T on Unsplash 

Dalam konteks perusahaan, tindakan telat membayar gaji juga dapat memiliki konsekuensi yang buruk bagi nama baik dan reputasi perusahaan. Upaya keras untuk menghasilkan citra positif bisa jadi percuma apabila perusahaan tidak mampu memberikan hak karyawan dengan semestinya. Oleh karena itu, untuk kamu si calon HR masa depan, yuk pelajari serba – serbi prosedur  supaya tidak salah langkah ke depannya! 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), gaji adalah upah kerja yang dibayar dalam waktu yang tetap atau balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu. Pada peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia, istilah yang digunakan sebenarnya bukan gaji, tapi upah. Upah adalah hak buruh/pekerja yang diterima dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pemberi kerja atau pengusaha kepada buruh/pekerja yang dibayar dan ditetapkan menurut suatu kesepakatan, perjanjian kerja, atau peraturan perundang-undangan, termasuk di dalamnya tunjangan untuk buruh/pekerja dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan. Oleh karena itu, bisa dikatakan bahwa gaji dan upah merupakan hal yang serupa di Indonesia ya, SVB Gengs!  

Photo by 金 运 on Unsplash 

Upah sendiri memiliki beberapa komponen sebagaiyang diatur dalam PP Pengupahan Cipta Kerja No. 36/2021, yaitu:   

Komponen yang Wajib Ada di Dalam Upah:   

• Upah pokok (gaji pokok) 

Upah pokok adalah penghasilan dasar yang diterima oleh karyawan sesuai dengan jenis pekerjaannya. Pada peraturan yang berlaku, nilai dari upah pokok tidak boleh lebih kecil dari 75% total penghasilan yang diterimanya. Untuk menentukan nilai gaji pokok, biasanya perusahaan akan melihat UMR (Upah Minimum Regional) yang berlaku di daerah tersebut. Selain itu, jenis dan tingkatan pekerjaan tentunya juga akan mempengaruhi besaran gaji pokok yang diterima oleh karyawan. 

• Tunjangan 

Tunjangan adalah keuntungan khusus yang diperoleh karyawan selama bekerja di perusahaan. Sesuai peraturan yanng berlaku, terdapat dua jenis tunjangan, yaitu tunjangan tetap dan tidak tetap. Tunjangan tetap merupakan tunjangan yang nilainya tidak akan berubah selama karyawan menjabat di suatu posisi yang sama. Waktu pembayarannya pun tetap dan biasanya berbarengan dengan upah pokok. Tunjangan tidak tetap sifatnya berubah – ubah baik dari segi nilai maupun waktu pembayaran. 

Selain upah dan tunjangan, pada praktiknya, terdapat pula komponen pengurang pada gaji. Pada umumnya, komponen tersebut adalah pembayaran iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan dan pembayaran PPh Pasal 21. Untuk itu, biasanya terdapat istilah gaji kotor (gross pay) dan gaji bersih (nett pay). Gross pay (atau gaji kotor) adalah penyebutan untuk jumlah upah karyawan sebelum dipotong pajak dan potongan lainnya. Sedangkan nett pay (atau gaji bersih) adalah penyebutan untuk jumlah upah yang diterima karyawan setelah dipotong pajak dan potongan lainnya. Jangan sampai salah dalam membedakan kedua istilah ini ya SVB Gengs! 

Nah, proses penggajian/pemberian upah (payroll process) bisa memiliki tahapan yang berbeda – beda antar perusahaan, karena bergantung pada kebijakan dan prosedur yang digunakan di masing – masing perusahaan.  

Tahapan Perusahaan dalam Proses Penggajian: 

Photo by Romain Dancre on Unsplash 

1. Rekapitulasi Absensi: Tim HR akan melakukan pengumpulan dan perhitungan data absensi karyawan untuk menentukan kehadiran, ketidakhadiran, dan jumlah jam kerja karyawan. 

2. Pengolahan Data: Data absensi tersebut kemudian diolah. Pengolahan data absensi tersebut akan melibatkan proses pendataan terkait kerja lembur, cuti, izin, atau perubahan status yang terjadi pada karyawan selama periode 1 bulan. 

3. Perhitungan Gaji: Berdasarkan data yang sudah diolah, tim HR kemudian akan menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan berdasarkan data absensi dan kebijakan perusahaan yang berlaku. Pada tahap ini, tim HR juga akan melakukan pemotongan gaji untuk keperluan seperti pajak, tunjangan kesehatan, dan iuran – iuran lain sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan. Hasil akhir dari proses ini adalah gaji bersih yang akan diterima oleh karyawan.  

4. Verifikasi dan Koreksi: Setelah dihitung, gaji tersebut akan diperiksa kembali dan dikoreksi apabila terdapat kesalahan.  

5. Proses Pembayaran: Menyusun dan mengeksekusi pembayaran gaji kepada karyawan, baik melalui transfer bank atau metode pembayaran lainnya.  

6. Pelaporan: Setelah pembayaran gaji dilakukan, tim HR akan mencatat dan melaporkan data terkait proses penggajian kepada pihak yang berwenang, seperti pihak perpajakan atau lembaga keuangan.  

Biasanya, seluruh proses tersebut akan memakan waktu beberapa hari hingga dua minggu sebelum gaji diberikan kepada karyawan. Untuk tanggal pemberian gaji juga bisa bervariasi antara perusahaan-perusahaan. Beberapa waktu yang umum untuk pemberian gaji adalah pada setiap akhir atau awal bulan.  

Entah kapan dan bagaimana alur prosesnya, hal yang paling penting adalah pembayaran gaji harus dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan, kesepakatan yang telah ditetapkan antara perusahaan dan karyawan, serta peraturan yang berlaku di negara tersebut. Di Indonesia, PP Pengupahan Cipta Kerja No. 36/2021 sendiri mengatur bahwa gaji/upah harus dibayarkan dalam mata uang RI, dan dibayarkan seluruhnya pada setiap periode dan per tanggal pembayaran upah. Jangka waktu pembayaran gaji tidak boleh lebih dari satu bulan. Tanggal pembayaran gaji disepakati antara karyawan dan pengusaha. Apabila jatuh pada hari libur atau istirahat mingguan, maka pelaksanaan pembayaran gaji diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Jadi, dibayarkan tanggal berapapun tidak masalah, selama tanggal tersebut sudah disepakati oleh kedua belah pihak dan pemberian gaji tersebut tidak boleh dicicil, ya! 

Gimana nih SVB Gengs, apakah kamu sudah lebih paham tentang pembagian gaji untuk karyawan? Apabila suatu saat kamu bekerja sebagai HR, jangan sampai terlambat atau salah dalam memberikan gaji karyawan, ya. Jangan lupa setiap komponen upah/gaji juga diterapkan! Untuk kamu yang ingin jadi HR, kamu bisa banget nih daftar di SVB Academy karena sekarang ada diskon besar-besaran untuk bundling package Mini Course HR!   

Emang, Mini Course HR mempelajari apa aja sih? Di Mini Course HR kamu akan belajar mulai dari Is HR The Right Career for You, Microsoft Excel for HR Beginners, Influencing Skill for HR Professionals, dan CV & Interview for HR Candidate. Gimana, lengkap banget, kan? Untuk bundling package ini biaya investasinya hanya Rp229.000 loh! Kalau kamu ambil kelas satuan, biaya investasinya menjadi Rp436.000. Mahal banget kan? Yuk, langsung cus daftar Bundling Package Mini Course HR sekarang! Kuota terbatas, tersisa 2 kuota lagi! 

Kami tunggu pesan dari kalian di Instagram SVB Academy, Whatsapp SVB Academy, atau langsung klik Website SVB Academy untuk lihat semua program yang ada. Yuk, daftar sekarang! See you on the class, SVB Gengs!